近親者が突然亡くなった時、葬儀もしくはその後に喪に服すという理由で、会社もしくは学校を休むことを忌引きと言います。
当然ながら、一社会人として、忌引きの休みを取る連絡をする必要があります。
では、会社勤務の場合、どのようにするべきなのか、初めてや慣れない場合、とっさにどうしたらいいのかわからない場合がありますよね。
そこで、今回は、忌引きの連絡を会社にするタイミング、報告する相手と方法、マナーについて、さらに口頭での伝え方と忌引き休暇依頼のメールの文例などをまとめてみました。
忌引きの連絡のタイミングについて
忌引き休暇は急な欠勤となるため、仕事の引き継ぎを他の人にお願いしたりして、上司や同僚に余分な仕事をしてもらって迷惑をかけてしまう場合があります。
なので、忌引き休暇が必要な場合には、できるだけ早急に会社に連絡を入れないといけません。
また、重要な引き継ぎに関する詳細なお願いは、別のメールで関係する上司と同僚に伝えましょう。
忌引きの報告の相手について
忌引きの報告をする相手としては、直属の上司にするのが原則です。しかしながら、事情があって上司への伝言を別の人に依頼する場合は、後ほど改めて、必ずその上司に直接連絡を入れる必要があります。
忌引きの報告の方法について
忌引きに関する書類の提出が必要な会社がありますので、その点を確認しましょう。
報告の方法ですが、原則的に電話などによって口頭で相手に伝えることが必要です。
しかしながら、深夜や早朝という時間帯で電話がかけづらい場合、もしくはやむをえない状況のために、電話での報告ができない場合があります。
その場合には、まずは一旦メールで用件を伝え、後ほど、電話ができる状況となったら再度同じ内容を口頭で伝えるのが失礼のない方法です。
忌引きの連絡のマナーについて
忌引きの連絡のマナーとして大切なことは、口頭で速やかに上司に伝えること、そして会社に伝えるべきことをはっきりと伝えることです。
故人との間柄と忌引き休暇の日数は関係しているので、誰がいつなくなったのか、例えば自分の親なのか、配偶者の親なのかなど、その故人と自分との関係ははっきりと具体的に説明しないといけません。
そして、自分が喪主かどうかも重要な伝えるべき情報です。
通夜と告別式、葬式の日時と場所も伝えなければなりません。会社側も会社の規則に従って、弔電を送ったり、社内で通知したり、葬儀に参列するなどの方法で勤務者の近親者の不幸への対応をしないといけないからです。
社会人としてのマナーを守って、必要な情報を速やかに確実に伝達してください。
忌引きで休暇する際の口頭での伝え方
必要な情報をもれなく相手に伝える必要があります。予め、伝えるべき内容をメモ書きしておくという方法がおすすめです。
要点をまとめると、以下の通りです。
・誰（自分との間柄を伝えることが必要）がいつ亡くなったのか
・喪主が誰なのか（自分が喪主か否かを伝えることが必要）
・通夜と告別式の日時と会場名。その会場の住所や連絡先の情報。
これらの情報は電話で口頭で伝えた後で、メールでも詳細を送る方がいいでしょう。
忌引き休暇依頼のメールの文例について
忌引き休暇依頼を上司にメールで送る場合の文例はこのようになります。
【件名】忌引き休暇の取得のお願い
【本文】
□□部 □□科
□（役職）
□□様
この度、私の母方の祖父が死去したことに伴い、忌引き休暇の取得をお願いいたしたく、ここに届け出いたします。
内容は以下のとおりです。
期間：平成□□年□□月□□日～平成□□年□□月□□日までの計□日間
理由：祖父の葬儀の準備・後片付けのため
備考：忌引き休暇中は、携帯電話番号：□□□-□□□-□□□□へご連絡いただけると助かります。
以上の件に関しまして、何卒よろしくお願いいたします。
□□□□（氏名）
まとめ
今回は、近親者に急に不幸があった場合の会社への忌引きの連絡のタイミング、報告する相手と方法、マナーについて、さらに口頭での伝え方と忌引き休暇依頼のメールの文例などをまとめました。社会人のマナーを守りつつ、迅速に報告を進めてください。